הערכה עצמית של ביצועי הארגונים המקומיים במשבר קורונה

הערכה עצמית של ביצועי הארגונים המקומיים במשבר קורונה

כללי

1. החל ממחצית מרץ 2020, לאור הגבלות שהוטלו על ידי הממשלה באמצעות תקנות לשעת חירום, החלה התאחדות הקבלנים , מטה ההתאחדות והארגונים המקומיים, לשנות את שגרת הניהול ולהתאימה למגבלות שנכפו כפועל יוצא ממגפת הקורונה.
2. החל מתאריך 3 מאי 2020, לאחר כ 7 שבועות של עבודה מהבית במאפיינים הנ"ל, החלו אגפי המטה של התאחדות הקבלנים בוני הארץ והארגונים המקומיים לשוב לעבוד מהמשרדים, תוך בנייה הדרגתית של שגרת פעולה, תחת הגבלות "התוו הסגול".
3. במסגרת תפיסת השיפור המתמיד, קיים מטה התאחדות הקבלנים בוני הארץ תחקיר פנימי, בגישת הערכה עצמית של הביצועים של כל אחד מאגפי המטה.
4. מנכ"ל התאחדות הקבלנים בוני הארץ, הנחה לקיים תחקירים פנימיים גם עם הארגונים המקומיים.
5. ממצאי התחקירים כולם, של הארגונים המקומיים ושל אגפי המטה, יתוכללו ויפורסמו בשבועות הקרובים, ללא זיהוי של הארגון או של אגף המטה שהצביע על ממצא כלשהו או המליץ על המלצה כלשהי.

מטרות

6. לתחקיר הפנימי בגישת הערכה העצמית, שתי מטרות:

• זיהוי וניסוח תובנות, לקחים והזדמנויות לשיפור והתייעלות, ברמת המוכנות למצבי חירום וברמת תהליכי העבודה, העדכון וההפריה ההדדית המתקיימים בארגון המקומי.
• זיהוי וניסוח תובנות, לקחים והזדמנויות לשיפור והתייעלות אורכיים, בין הארגונים המקומיים לבין מטה התאחדות הקבלנים וכן, לקחים והזדמנויות לשיפור והתייעלות רוחביים, בין הארגונים המקומיים לבין עצמם

שיטת קיום ההערכה העצמית

7. התחקירים הפנימיים יערכו תוך יישום שישה קווים מנחים:

• זיהוי והחלטה על נושאי ההערכה ברמת הארגון הבודד – כל ארגון מקומי יזהה ויגדיר חמישה הנושאים שאותם הוא מבקש להעריך;
• הבחנה בין ה'מה' לבין ה'איך'– תרומת כל נושא תנותח לפי שני סרגלי הערכה – סרגל האפקטיביות (סרגל ה'מה') וסרגל היעילות (סרגל ה'איך');
• הבחנה בין 'שימור' לבין 'שיפור' – כל מדד, מדד האפקטיביות ומדד היעילות, יוערך תוך קיום הבחנה בין פעולות לשימור ובין פעולות לשיפור;
• כלי ניתוח והערכה אחיד ומאפשר מיקוד – תהליך ההערכה העצמית יבוצע באמצעות כלי ניתוח אחיד, שפותח על בסיס גיליון אקסל בעל מבנה שיסייע למנהלים לדייק את תהליך ההערכה העצמית ולהיצמד למתודולוגיה אחידה של הערכה וניתוח (דוגמה בנספח א' לדוח זה)..
• שקיפות, שותפות והפריה הדדית – תוצאות ההערכה העצמית תהיינה שקופות ותונגשנה לכל עמית החבר בהתאחדות המקומית;
• יישום והטמעת לקחים רוחביים – לקחים רוחביים, המשותפים לארגונים המקומיים השונים, יהוו בסיס להמלצות על יישום פעולות משפרות.

שלבי הביצוע ולוחות הזמנים

8. תדריך לביצוע ההערכה העצמית יקוים בנפרד על ידי הח"מ, לכל ארגון על פי לוחות זמנים שייקבעו על ידי הארגון, בתיאום עם הח"מ.
9. בקובץ האקסל המצורף תוכלו להיעזר על מנת לנסח את חמשת השאלות שאותן אתם מבקשים לבחון במסגרת ההערכה העצמית.
10. בטבלה מצוינים השלבים ולוחות הזמנים המתבקשים למימושם:

סיכום

11. תקופת 'העבודה מהבית', הביאה לידי ביטוי יכולות גבוהות של ניהול משבר. יכולות אלו באו לידי ביטוי בעבודה בלוחות זמנם קצרים מאוד, עד כדי התקרבות של ממש לעבודה בזמן אמת.
12. תקופה זו מהווה הזדמנות של ממש, לזיהוי נקודות תורפה ונקודות חוזק, ולהפקת לקחים שיאפשרו למנהלים לפעול ליצירת סדר יום ותהליכים שיבטיחו שיפור מתמיד בכל תחומי העשייה.
13. בסיום תהליך ההערכה העצמית, יסוכמו ההמלצות שמימושן, יאפשר לכולנו להוסיף ולהשתפר, בכל מקום, כל הזמן.

לצפייה בנספח א' – כלי לניתוח והערכה עצמית לחצו כאן